Compania  CABI DENT  SRL (“Compania”), cu sediul social in strada Grivitei, nr. 75, mun.Campina, jud.Prahova, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J29/1001/1992, avand CUI 1323476, doreste sa isi informeze partenerii contractuali despre regulile si principiile aplicabile in activitatile de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajarilor/ reprezentantilor / persoanelor de contact ale acestora, in contextul operatiunilor referitoare la incheierea si executarea contractelor incheiat de catre Companie cu partenerii sai contractuali.

Aceasta informare ii vizeaza  pe reprezentantii / persoanele de contact/ angajatii partenerilor nostri contractuali (numite in cele ce urmeaza „persoanele vizate”), indiferent de calitatea acestor parteneri (ca de exemplu dar fara a se limita la prestatori/agentii si/sau furnizori, cu care Compania are o relatie comerciala).

In categoria datelor cu caracter personal ale reprezentantilor/persoanelor de contact/angajatilor partenerilor nostri contractuali, pe care Compania le prelucreaza, se incadreaza numele, prenumele, adresa de email de companie si numar de telefon frunizat de partenerul contractual si/sau orice alte date cu caracter personal puse la dispozitia Companiei de catre partenerul sau pe durata executarii contractului, in masura in care divulgarea acestor date de identificare este fundamentata pe vreunul dintre temeiurile legale prevazute de art.6 alin.1 din REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI  EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI  – Regulamentul general privind protecția datelor, numit in cele ce urmeaza „RGPD”).

Scop si temei legal

Compania prelucreaza datele cu caracter personal jos in urmatoarele scopuri si in baza urmatoarelor  temeiuri legale indicate pentru fiecare dintre acestea:

 

	Scop	Temei legal
1	Incheierea si executarea contractului dintre Companie si partener al carui reprezentant / persoana de contact / angajat este persoana vizata, si mentinerea unei relatii comerciale continue, menite sa rezolve orice problema care poate aparea in executarea contractului si prestarea serviciilor asumate de partener	Interesul legitim comun al Companiei si partenerului de a desfasura o relatie comerciala prin intermediul reprezentatilor si angajatilor lor, in vederea implementarii contractului (art.6 alin.1 lit.f din RGPD).
2	Transmiterea/divulgarea datelor cu caracter personal catre institutiile sau autoritatile publice, in masura in care este obligatoriu prin lege	Obligatie legala (art.6 alin.1 lit.c din RGPD)
3	Organizarea recuperarii debitelor, echipamentului si solutionarea oricaror situatii judiciare aflate in legatura cu executarea contractului	Interesul legitim al Companiei de a-si proteja situatia sa financiara si bunurile sale. (art.6 alin.1 lit.f din RGPD). sau Obligatia legala de a furniza datele in scopul desfasurarii procedurilor juridice, judiciare sau formalitati extrajudiciare in legatura cu executarea contractului. (art.6 alin.1 lit.c din RGPD).

 

Colectarea

Colectarea datelor cu caracter personal se realizeaza la semnarea contractului sau in executarea acestuia. Datele sunt furnizate de reprezentantul legal sau titularul de proiect al partenerului, al carui angajat /reprezentant/persoana de contact este persoana vizata.

Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru indeplinirea scopurilor mentionate mai sus, Compania foloseste serviciile mai multor parteneri contractuali ( de ex. furnizori de servicii logistice, furnizori servicii paza, IT). Acesti parteneri contractuali isi desfasoara activitatea comerciala in Romania, iar acestora le pot fi furnizate datele cu caracter personal ale persoanelor vizate pentru a fi folosite in limita obligatiilor,  pe care si le-au asumat fata de Companie.

Datele cu caracter personal pe care le divulgam catre persoanele imputernicite de noi cu prelucrarea lor sunt limitate la minimul necesar de date cu caracter personal in vederea realizarii serviciilor respective si, totodata, le solicitam sa nu foloseasca datele cu caracter personal in niciun alt scop.

Depunem toate eforturile sa ne asiguram ca toate entitatile cu care noi lucram stocheaza datele dumneavoastra cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate si doar pana la indeplnirea scopurilor pentru care ele au fost colectate si cu respectarea termenelor de retentie prevazute de legiuitor si/sau conform politicii Companiei de retentie a datelor.

Unii dintre partenerii nostri contractuali sunt terte parti care nu au rolul de a prelucra datele cu caracter personal, dar pot avea acces la ele in vederea indeplinirii propriilor obligatii in interactiunea lor cu Compania, dupa cum ar fi societati de mentenanta tehnica, auditori financiari sau prestatori de servicii juridice.

De asemenea, datele cu caracter personal mentionate mai sus pot fi puse la dispozitie sau transmise unor parti terte in urmatoarele situatii:

(i) autoritati publice, auditori sau institutii cu competente in activitati de control cu privire la activitatile sau activele Companiei, care solicita Companiei sa furnizeze informatii, in baza obligatiilor legale care incumba Companiei.

(ii) pentru indeplinirea unei cerinte legale sau pentru protejarea drepturilor si activelor Companiei noastre sau ale altor entitati sau persoane, dupa cum ar fi instantele de judecata

 

Transferul datelor cu caracter personal in afara tarii

In contextul operatiunilor descrise mai sus, datele cu caracter personal ale persoanelor vizate nu sunt transferate in afara tarii catre state din Uniunea Europeana (“UE”) sau din Spatiul Economic European (“SEE”).

 

Durata prelucrarii

Vom stoca datele cu caracter personal ale persoanelor vizate doar pentru perioada de timp necesara atingerii scopurilor prelucrarii, asa cum sunt ele mentionate in prezenta informare, si cu respectarea reglementarilor legale in vigoare.  In situatia in care Compania va stabili ca are un temei legal pentru a continua prelucrarea datelor cu caracter personal in alte scopuri,  veti fi informati in prealabil,  in mod corespunzator si vor fi indeplinite toate formalitatile legale necesare.

Estimam ca activitatile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pentru urmatoarele perioade de timp:

 

	Scop	Durata
1	Incheierea si executarea contractului dintre Companie si partener al carui reprezentant / persoana de contact / angajat este persoana vizata, si mentinerea unei relatii comerciale continue, menite sa rezolve orice problema care poate aparea in implementarea contractului	3 ani (conform art.2517 din Codul civil) de la incetarea contractului incheiat cu partenerul si pe perioada necesara pentru protejarea drepturilor Companiei, avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv perioada de prescriptie si termenele prevazute de catre legislatia fiscala si contabila in vigoare, inclusiv  cu respectarea perioadelor de stocare stabilite prin politica Companiei.
2	Transmiterea/divulgarea datelor cu caracter personal catre institutiile sau autoritatile publice, in masura in care este obligatoriu prin lege.	10 ani (conform Cod fiscal)  de la incetarea contractului incheiat cu partenerul si pe perioada necesara pentru protejarea drepturilor Companiei avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv perioada de prescriptie si termenele prevazute de catre legislatia fiscala si contabila.
3	Organizarea recuperarii debitelor, echipamentului si solutionarea oricaror situatii judiciare aflate in legatura cu executarea contractului	3 ani (conform art.2517 din Codul civil) de la incetarea contractului incheiat cu Partenerul si pe perioada necesara pentru protejarea drepturilor Companiei, avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv perioada de prescriptie si termenele prevazute de catre legislatia fiscala si contabila.

 

La incetarea termenelor de prelucrarea si in cazul in care Compania nu mai are motive legale sau vreun interes legitim de prelucrare a datelor cu caracter personal, acestea vor fi sterse in conformitate cu procedurile Companiei, care pot implica anonimizarea sau distrugerea.

 

Procesul decizional automatizat si crearea de profiluri

Datele cu caracter personal mentionate in prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusive creare de profiluri.

 

Drepturile persoanelor vizate

In contextul prelucrarii datelor cu caracter personal, persoanele vizate au urmatoarele drepturi:

1. Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: au dreptul de a obtine confirmarea faptului ca datele cu caracter personal sunt sau nu prelucrate si, in caz afirmativ, au dreptul de a avea acces la tipul de date cu caracter personal si conditiile in care sunt prelucrate, prin adresarea catre Companie a unei cereri in acest sens ;
2. Dreptul de a cere rectificarea sau stergerea datelor cu caracter personal: au posibilitatea de a solicita, pe baza de cerere adresata in acest sens catre Companie, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete sau stergerea datelor cu caracter personal in cazul in cazul in care (i) datele nu mai sus necesare in scopul initial (si nu exista un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrarii este consimtamantul persoanei vizate, iar persoana vizata isi retrage consimtamantul si nu exista alt temei legal, (iii) persoana vizata isi exercita dreptul de a se opune, iar Compania nu are motive legitime care sa prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) stergerea este necesara pentru conformarea cu legislatia UE sau legislatia romana;
3. Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii: au dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii in cazurile in care persoanele vizate: (i) considera ca datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioada care sa permita Companiei sa verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegala, dar persoana vizata nu solicita stergerea datelor cu caracter personal, ci solicita restrangerea utilizarii acestora; (iii) in cazul in care Compania nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopurile mentionate mai sus, insa persoana vizata are nevoie de date pentru a constata, exercita sau apara un drept in instanta; sau (iv) persoana vizata s-a opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care se verifica daca temeiul interesului legitim invocat de Companie prevaleaza asupra drepturilor persoanei vizate;;
4. Dreptul de a-si retrage consimtamantul pentru prelucrare, atunci cand prelucrarea are la baza consimtamantul, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pana in momentul respectiv;
5. Dreptul de a se opune cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal din motive legate de situatia particulara in care se afla persoana vizata, atunci cand prelucrarea se intemeiaza pe interes legitim, precum si de a se opune, in orice moment, prelucrarii datelor in scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
6. Dreptul de a nu fi obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice, ce privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa;
7. Dreptul la portabilitatea datelor, insemnand dreptul de a furniza catre persoana vizata datele cu caracter personal pe care le-a furnizat Companiei intr-o forma structurata, utilizata in mod curent si care poate fi citita automat, precum si dreptul de a transfera respectivele date catre un alt operator, in cazul in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul persoanei vizate sau executarea unui contract si este efectuata prin mijloace automate;
8. Dreptul de a depune o plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, cu sediul in B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania) si dreptul de a se adresa instantelor de judecata competente.

Exercitarea drepturilor mentionate mai sus poate fi facuta in orice moment.

In vederea exercitarii acestor drepturi, va recomandam sa transmiteti o cerere la adresa email: [email protected] . Mai multe informatii despre principiile de confidentialitate ale Companiei puteti gasi pe site-ul nostru www.dentfamily.ro.